Auswertung - Belegung

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Diese Auswertung hilft die Belegungssituation zu einem bestimmten Stichtag oder für ein Jahr zu analysieren. Je Einrichtung erhalten Sie Listen und Statistiken gegliedert nach Betreuungsgruppen oder Betreuungsformen.

•        Umgang mit den Layern

Auswertung erstellen

1.      Öffnen Sie <Auswertung/Belegung>. und legen das Stichdatum für die Ermittlung fest. Standardmäßig wird das aktuelle Tagesdatum vorbelegt. Selbstverständlich kann die Vorbelegung mit einem anderen Datum überschrieben werden. Hinweise zur Datumseingabe

2.      Für welchen Mandant soll die Auswertung durchgeführt werden?

Die Verwaltungsstelle (übergeordneter Mandant) kann in einem Arbeitsschritt die Auswertung für alle Betreuungseinrichtungen gleichzeitig durchzuführen. Dazu wählen Sie die Verwaltungsstelle aus.

3.      Im Layer Ausgabe werden die Einstellungen für die Verarbeitung der Daten bestimmt. Die Ausgabeart legt den Aufbau und Inhalt für den Ausdruck fest.

Jahresübersicht

Ermittelt die IST- und Soll-Belegung für ein Jahr. Die Belegung ist der Jahresdurchschnittswert (Anzahl Kinder pro Monat durch 12) und der Soll-Wert ist die Gesamtanzahl der maximalen Gruppengröße aller Betreuungsgruppen. Das Stichdatum legt den ersten Auswertungsmonat fest. Ist das Stichdatum z.B. der 04.08.2017 werden die Monate August 2017 bis Juli 2018 ausgewertet. Der Tag bestimmt den Auswertungstag. Es werden nur die Kinder gezählt die zum 04. jeden Monats den Status "lfd. Vertrag" und eine Zuordnung zur Betreuungsgruppe bzw. -form haben.

•        Bei jeder Betreuungsgruppe muss eine maximale Gruppengröße hinterlegt sein.

•        Jedes Kind muss einer Betreuungsgruppe und/oder Betreuungsform zugeordnet sein. Haben Kinder im Auswertungszeitraum keine Zuordnung aber den Status "lfd. Vertrag" können sie nicht in der Jahresauswertung berücksichtigt werden. Die Namen der Kinder werden gesondert aufgeführt.

Jahresübersicht

nach Monaten

Für ein Jahr werden die monatlichen Belegungszahlen ermittelt.

•        Berücksichtig bei der Ermittlung der durchschnittlichen Belegung einen Wechsel der Betreuungsform innerhalb des Auswertungszeitraums. Die Kinder werden nur einmal gezählt.

Jahresübersicht

nach Monaten

mit Kinddaten

Ermittelt die Betreuungsmonate je Kind. Die Grundlagen sind identisch zur Jahresübersicht, nur dass das Stichdatum immer der 01. des Monats ist.

Zusätzlich ermittelt die Übersicht für jeden Monat auf Basis der maximalen Gruppengröße die Belegungszahlen.

Jahresübersicht

nach Monaten

mit Kinddaten

und Warteliste

Ermittelt die Betreuungsmonate je Kind und berücksichtigt zusätzlich die Wartelistenkinder. Die Grundlagen sind identisch zur Jahresübersicht, nur dass das Stichdatum immer der 01. des Monats ist.

Zusätzlich ermittelt die Übersicht für jeden Monat auf Basis der maximalen Gruppengröße die Belegungszahlen.

Liste

Belegungsliste mit folgenden Informationen zum Kind: Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Konfession, Eintritts- und Austrittsdatum, Sorgeberechtigte

Statistik

Aufgrund der Angaben zur Gruppengröße (min./max.) wird die prozentuale Über- und Unterbelegung ermittelt.

Die Belegungsstatistik kann auch direkt im Menü Betreuungsgruppe erstellt werden.

Die Gruppierung der Auswertung legt fest, ob die Belegungszahlen anhand der Betreuungsformen oder der Betreuungsgruppen erfolgt.

Die Sortierung der Auswertung wird aufsteigend nach Namen ausgegeben. Ändern Sie ggf. die Sortierung nach Anschrift oder Geburtsdatum. Auch wenn die Anschrift und das Geburtsdatum nicht auf den Listen stehen, wird intern danach sortiert.

Wie die Daten aufbereitet werden, hängt vom Format ab. Für einen einfachen Ausdruck wählen Sie den Eintrag PDF (Portable Document Format), dieser ist auch meist als Standard vorbelegt.

PDF (Portable Document Format)

Hier handelt es sich um eine von der Firma Adobe entwickelte Speicherform für Textdokumente.

CSV (Comma Separated Values)

Das Format eignet sich für den Datenexport und wird von sehr vielen Fremdprodukten erkannt. Genutzt wird dies meist um eine Excel-Tabelle zu erhalten. Die Exportdatei enthält überwiegend die Informationen die auch in der PDF-Ausgabe vorhanden sind, oftmals sogar mehr.

Sind Sie mit der Auswahl der Spalten nicht zufrieden besteht die Möglichkeit sich über Ausgabevorlage/Eigene CSV-Liste eine individuelle Exportliste zusammenzustellen.

DOC (Report-Viewer Word-Dokument)

Das Format eignet sich für den Datenexport in ein Word-Dokument. Im Vergleich zum CSV-Format wird hier das komplette Layout der Ausgabeart übertragen.

4.      Batch-Ausgabe startet die Ermittlung. Aufgrund des Umfangs und der Komplexität wird die Ausgabe im Batch-Modus ausgeführt. Das bedeutet, die Daten werden im Hintergrund ermittelt und Sie können die Wartezeit nutzen und an anderer Stelle in der Anwendung weiterarbeiten. Der Auftrag wird im Layer Batchjob angezeigt.

•        Klicken Sie auf Aktualisieren, falls Sie warten möchten.

Zusätzlich erscheint im unteren linken Bereich der Batchjob. Dort erscheint ein grüner Punkt, solange die Bearbeitung läuft. Die erfolgreiche Fertigstellung wird durch einen grünen Haken () und Probleme durch einen roten Punkt kenntlich gemacht. Die Anzeige in der unteren linken Ecke bleibt solange bestehen, bis Sie den Batchjob öffnen, entweder über <System/Batchjob> oder direkt über den Link in der Anzeige.

5.      Ausgeben zeigt die Auswertung.