Ausgabevorlage - Briefvorlage - Neu/Bearbeiten

Schaltflächen im Formularkopf

Für die meisten Briefe und Formulare müssen Sie Art, den Aufbau und den Text der Schreiben in einer Briefvorlage selbst anlegen. Überwiegend ist die Anzahl der Briefvorlagen je Art unbegrenzt. Vor jedem Ausdruck eines Schreibens muss die gewünschte Vorlage ausgewählt werden.

1        Umgang mit den Layern

Mit Hilfe der Funktionen Datensatz zurück und Datensatz vor ist ein schneller Wechsel zwischen den Datensätzen möglich ohne wieder die Liste zu öffnen. Berücksichtigt werden nur angehakte Datensätze. Die Datensatzwechsler befinden sich in der Detailansicht oben rechts.

Welche Art von Schreiben gibt es?

Die Art des Schreibens legt den Gültigkeitsbereich für die Briefvorlage fest. Beim Seriendruck stehen nur die Vorlagen zur Auswahl, die für das entsprechende Schreiben eingerichtet wurden. Liste der Schreiben

Briefvorlage übernehmen

Als untergeordneter Mandant (Betreuungseinrichtung) stehen Ihnen auch die Briefvorlagen aus der zentralen Verwaltungssstelle (übergeordnete Mandant) zur Verfügung. Ein rotes Symbol (/) kennzeichnet den Datensatz. Die Briefvorlagen können in der Betreuungseinrichtung verwendet werden, allerdings ist die Bearbeitung der Vorlagen ausschließlich auf der Ebene der Verwaltungsstelle möglich.

Die Auswahl der zur Verfügung stehenden Schreiben hängt von den Benutzerberechtigungen ab. Hat ein Anwender beispielsweise keine Berechtigung die Beitragsdaten beim Kind zu pflegen oder das Mahnverfahren zu starten, stehen die Schreiben "Festsetzung" und "Mahnverfahren" nicht zur Auswahl.

Briefvorlage erfassen/bearbeiten

1        Öffnen Sie ein leeres Erfassungsformular über <Ausgabevorlage/Briefvorlage/Neu> bzw. wählen Sie Bearbeiten über die Liste.

2        Im Layer Grunddaten hinterlegen Sie für eine Neuanlage eine Kurz- und Langbezeichnung für die Briefvorlage. Über die Langbezeichnung wird die Vorlage später ausgewählt.

3        Die Auswahl im Listenfeld Schreiben legt den Gültigkeitsbereich für die Briefvorlage fest. Beim Seriendruck stehen nur die Vorlagen zur Auswahl, die für das entsprechende Schreiben eingerichtet wurden. Liste der Schreiben

Die Auswahl der zur Verfügung stehenden Schreiben hängt von den Benutzerberechtigungen ab. Hat ein Anwender beispielsweise keine Berechtigung die Beitragsdaten beim Kind zu pflegen oder das Mahnverfahren zu starten, stehen die Schreiben "Festsetzung" und "Mahnverfahren" nicht zur Auswahl.

4        Jede Briefvorlage benötigt einen Briefkopf. Zur Auswahl stehen die Einträge, die unter <Ausgabevorlage/Briefkopf>

5         angelegt wurden.

6        Welche Anrede soll gebildet werden? Die Auswahl hängt von der Art des Schreibens ab.

Hat ein Paar unterschiedliche Nachnamen werden beide Namen ausgegeben:
z. B. Sehr geehrtes Ehepaar Luise Huster-Zürich und Hannes Zürich
z. B. Sehr geehrtes Ehepaar Huster-Zürich, Zürich

Die Empfängeranschrift hängt von der Anrede ab:
z. B. Sehr geehrte Frau Luise Huster-Zürich -- Frau Luise Huster-Zürich
z. B. Liebe Mutter von Isabell -- Frau Luise Huster-Zürich
z. B. Liebe Eltern von Isabell -- Frau Huster-Zürich und Herrn Zürich

Mit der Option alle Sorge-/Erziehungsberechtigten Anschreiben erreichen Sie jede zugeordnete sorge- und erziehungsberechtigte Person. Auch Personen ohne dem Kennzeichen "Wohnanschrift des Kindes" bekommen einen Brief. Dies kann nötig sein, wenn die Eltern nicht zusammen wohnen. Die Prüfung nach Paaren wird weiterhin durchgeführt.

7        Über der Empfängeranschrift erscheint der Absender in kleinerer Schriftgröße. Der Text aus dem Bereich Betreff wird in die Betreffzeile gedruckt. Das aktuelle Datum, damit ist das Erstellungsdatum gemeint, steht rechtsbündig in der Betreffzeile. Die Grußformel erscheint am Ende des Briefes, ggf. wird zusätzlich die grafische Unterschrift aus dem Briefkopf mit ausgegeben.

2        Nutzen Sie eine der zwei Textvariablen für die Datumsangabe, auch für den Betreff und Grußformel können Textvariablen eingefügt werden.

3        Geben Sie folgendes ein, um das Ausgabedatum z.B. 60 Pixel nach links zu verschieben: <table><tr><td style=" padding-right:60px;"> #DatumAktuell#</td></tr></table>

8        Wechseln Sie in den Layer Text. Je nach Art des Schreibens stehen unterschiedliche Textfelder zur Verfügung (Textblock nach der Anrede, Textblock vor dem Aufrechnungsblock, Textblock nach dem Aufrechnungsblock, weiterer Textblock, Text nach der Unterschrift). Zum Erfassen wählen Sie Text im HTML-Editor bearbeiten. weitere Hinweise

Ein Textblock besitzt die Eigenschaft sich NICHT zu trennen. Daher kann es passieren, dass der Text auf der nächsten Seite beginnt, obwohl auf der vorherigen genug Platz vorhanden ist. Falls nötig, teilen Sie den Text auf mehrere Textblöcke auf.

Bei einigen Schreiben stehen weitere Optionen zur Auswahl. weitere Hinweise zu jeden Schreiben

Alle Änderung werden durch ein Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen entfernt. Es werden die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

9        Speichern Sie die Biefvorlage und prüfen das Layout im Probedruck. Die Vorschau nutzt Musterdaten und wird am Bildschirm im PDF-Format angezeigt.

Text importieren

Selbstverständlich können Texte aus anderen Programmen in die Briefvorlage kopiert werden. Hinweise zum Import von Texten

Briefvorlage kopieren

Kopieren erstellt ein Duplikat der Briefvorlage. Vor dem Speichern ist eine Kurz- und Langbezeichnung für die Briefvorlage nötig.

Briefvorlage löschen

Löschen entfernt den Datensätze aus dem Bestand. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.