Abrechnung - Monatsabschluss - Neu - Vorschau - Erstellen

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Der Monatsabschluss schließt den Sollstellungsmonat ab und somit können keine Zahlungen mehr für den Monat gebucht werden. Der Monatsabschluss wird für jede Betreuungseinrichtung einzeln durchgeführt.

Wichtiger Hinweis

•        Bevor Sie den Monatsabschluss durchführen, stellen Sie sicher, dass alle Zahlungen korrekt und vollständig erfasst und freigegeben wurden. Nach dem endgültigen Monatsabschluss können keine Zahlungen mehr für den Monat erfassen werden. Der Vorgang lässt sich nicht zurücksetzen.

•        Ein Monatsabschluss kann nur durchgeführt werden, wenn alle Kinder in der Sollstellung verarbeitet wurden.

•        Ist für die Mandantenstruktur unter <System/Mandantoption/Zahlungsverkehr extern> eingestellt, ermittelt der Monatsabschluss nur für Abbucher Reste (Bankrückläufer). Für Überweiser und Barzahler wird das Soll als ausgeglichen gebucht und durch ein A (automatisch) gekennzeichnet.

Vorschau bzw. endgültigen Monatsabschluss erstellen

1.      Wählen Sie <Abrechnung/Monatsabschluss/Neu>, um einen Monatsabschluss bzw. vorerst eine Vorschau zu erstellen.

2.      Legen Sie den Monat, Jahr und Mandant für den Monatsabschluss fest. Durch halten der STRG-Taste lassen sich mehrere Einträge in dem Multiselektionsfeld markieren (maximal 20). Um alle Einträge zu markieren, nutzen Sie die Funktion Alle auswählen. Steht Ihnen nur eine Betreuungseinrichtung zur Verfügung wird diese automatisch markiert.

Wurde für einen Mandanten noch kein Zahlungslauf durchgeführt oder gibt es noch Zahlungen, die nicht freigegeben wurden, erscheint hinter dem Mandantennamen ein entsprechender Hinweis. Die Durchführung der Monatsabschlusses wird nicht verhindert.

Gibt es einen Zahler, der zum aktuellen Datum Lastschriftzahler ist und einen DTA-Einzugstag hat, der größer ist als der Tag des letzten Zahlungslaufs, erscheint ebenfalls in der Mandantenliste ein Eintrag. Es wird NICHT geprüft, ob bei diesem Zahler auch ein fälliger Betrag existiert. Die Durchführung der Monatsabschlusses wird nicht verhindert.

3.      Starten Sie die Vorschau. Die Vorschau schreibt keine Daten fest, sondern berechnet nur die voraussichtlichen Reste und Guthaben. Die Vorschau kann beliebig oft erstellt werden. Kontrollieren Sie den Abschluss nehmen notwendige Korrekturen vor.

4.      Erstellen erzeugt den endgültige Monatsabschluss, dieses ist je Monat nur einmal zulässig. Der Vorgang kann NICHT rückgängig gemacht werden! Änderungen sind nicht mehr möglich. Nachträgliche Korrekturen können nur mit einer Nachberechnung bearbeitet werden.

Beschreibung der Layer in der Vorschau

Der Layer Vorschau Monatsabschluss listet alle Kinder mit entsprechenden Soll, Ist und Rest auf. Die Anzahl der Sätze erscheint in Klammern. Prüfen Sie die Angaben.

•        Ansehen öffnet die Detailansicht für ein Kind. Bei Bedarf drucken Sie die Seitenansicht aus.

•        Ausgabe im Formularkopf druckt die Vorschau Monatsabschluss für alle Kinder im PDF-Format. Der Ausdruck ist nur für eine Betreuungseinrichtung möglich.

Umbuchungszahlungen erzeugen

Umbuchungszahlungen sind notwendig, wenn der Monatsabschluss für Zahler keine Reste aber unausgeglichene Kostenarten ermittelt. Diese Unstimmigkeiten können durch manuelle Zahlungsaufteilungen oder Nachberechnungen, die nicht auf die richtigen Monate gebucht wurden, zu Stande kommen. Der Layer Vorschau Monatsabschluss zeigt bei den Kindern einen entsprechenden Hinweis. Zusätzlich steht über dem Layer die Anzahl der möglichen Umbuchungszahlungen.

•        Details ansehen führt alle Abrechnungsmonate und Kostenarten auf, die betroffen sind. Details auf-/zuklappen ist über die Symbole öffnen und schließen am Zeilenende möglich.

•        Umbuchungszahlung erstellen erzeugt die Ausgleichsbuchung mit Durchführung des endgültigen Monatsabschlusses. Die Guthaben und Reste werden miteinander abgeglichen und eine Zahlung (Zahlerart = Umbuchung) von 0,00 € angelegt.

Nutzen Sie die Schnellauswahl Alle Umbuchungszahlungen wählen/abwählen über dem Layer.

Mögliche Umbuchungszahlungen werden nur angezeigt, wenn bei dem Zahler der neueste Posten im Jahr 2015 liegt.

Beschreibung der Layer im endgültigen Monatsabschluss

Der Layer Durchgeführter Monatsabschluss listet je Kind das Soll, Ist und Rest auf. Änderungen am Abschluss sind nicht mehr möglich. Nachträgliche Korrekturen können nur mit einer Nachberechnung bearbeitet werden.

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung

•        Ansehen öffnet die Detailansicht für ein Kind. Bei Bedarf drucken Sie die Seitenansicht aus.

•        Details ansehen führt alle Abrechnungsmonate und Kostenarten auf, die betroffen sind. Details auf-/zuklappen ist über die Symbole öffnen und schließen am Zeilenende möglich.

•        Umbuchung erstellen erzeugt die Ausgleichsbuchung. Die Guthaben und Reste werden miteinander abgeglichen und eine Zahlung (Zahlerart = Umbuchung) von 0,00 € angelegt.

Der automatischer Saldoausgleich kann NICHT genutzt werden, wenn beim Hauptmandanten unter <System/Mandantoption> der externe Zahlungsverkehr eingestellt ist. Der Ausgleich kann nur manuell durchgeführt werden.

Alle Kinder mit einer Umbuchung kommen in die aktuelle Sollstellung. Auch für abgemeldet Kinder mit einer Umbuchung muss eine Sollstellung durchgeführt werden.

•        Ausgabe im Formularkopf druckt den Monatsabschluss für alle Kinder im PDF-Format.