Mandant - Mahnverfahren - Neu/Bearbeiten

Der Umgang mit überfälligen Zahlungen wird in jeder Mandantenstruktur unterschiedlich behandelt, deshalb gibt es keine Voreinstellungen. Legen Sie selber fest, wieviele Mahnstufen, Fälligkeitstage und Gebühren benötigt werden.

Mahnverfahren übernehmen

Im ersten Schritt entscheiden Sie, auf welcher Mandantensebene die gewünschten Mahnstufen für das Mahnverfahren angelegt werden. Gilt für alle Einrichtungen das selben Mahnverfahren sollte die Vorgaben (Mahnstufen, Fristen, Gebühren) nur einmal auf übergeordneter Ebene angelegt werden.

1        Aktivieren Sie für jede Einrichtungen unter <Mandant/Bearbeiten/Layer Optionen/Aus dem übergeordneten Mandanten übernehmen/Mahnverfahren>. Dadurch wird der Layer Mahnverfahren auf untergeordneter Ebene für die Bearbeitung gesperrt und die Vorgaben aus dem Hauptmandanten verwendet.

Mahnstufen, Fristen und Gebühren erfassen/bearbeiten

1        Die Vorgaben erfassen Sie unter <Mandant/Layer Mahnverfahren>.

2        Für jede Mahnstufe legen Sie einen eigenen Eintrag über <Neu> an. Insgesamt können Sie mit fünf Mahnstufen arbeiten. Beim Erstellen der Mahnungen ist die Einhaltung der Stufenreihenfolge zwingend.

3        Geben Sie für die Mahnstufe eine Bezeichnung ein, z.B. Zahlungserinnerung oder 1. Mahnung.

4        Der Eintrag Fällig ab legt fest, ab welchen Restbetrag die Mahnstufe greifen soll.

5        Der Eintrag Frist (Tage) bestimmt den neuen Fälligkeitstag, also nach wie vielen Tagen die nächste Mahnstufe greift, falls weiterhin keine Zahlung eintrifft. Grundlage ist das Erstelldatum des letzten Mahnschreibens.

Für die erste Mahnstufe ist der hinterlegte Fälligkeitstag aus <System/Mandantoption> ausschlaggebend. Wann Sie die erste Mahnung erstellen liegt ganz bei Ihnen. Ist z.B. die Zahlung zum 5. des Monats fällig kann frühestens am 5. das Schreiben "Mahnverfahren Stufe 1" erzeugt werden.

6        Falls Bearbeitungs- oder Mahngebühren fällig werden, erfassen Sie die Gebührenbezeichnung und den Gebührbetrag.

Alle Änderung werden durch ein Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen entfernt. Es werden die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

7        Übernehmen Sie die Eingaben. Für weitere Eingaben bzw. Änderungen bleibt das Fenster geöffnet.

8        Schließen Sie das Popup und Speichern die Änderung auf dem Server. Um Datenverlust zu vermeiden, sollten Sie nur im Ausnahmefall das aus der Titelleiste benutzen.

Meldung auf der Startseite

Möchten Sie auf der Startseite einen Hinweis erhalten, wenn ein Fälligkeitstag überschritten ist und eine Mahnung erzeugt werden muss? Stellen Sie unter <System/Benutzeroption/Startseite-Hinweis "Mahnfrist erreicht" anzeigen> auf Ja.

Mahnschreiben anlegen

Für jede Mahnstufe muss ein eigenes Schreiben unter <Ausgabevorlage/Briefvorlage> eingerichtet werden.

Mahnverfahren durchführen

Sind alle Mahnstufen und Mahnschreiben vollständig erfasst können über <Mahnverfahren/Suchen/Neu> die Zahler mit offenen Posten ermittelt und gemahnt werden.