Person - Suchen - Liste - Ausgabe

Aus der Liste der selektierten Personen wird das Ausgabefenster geöffnet, hierzu wählen Sie die Schaltfläche Ausgabe. Nun müssen nur noch einige Vorgaben (Ausgabeart, Format, Sortierung) festlegt werden. Je nach Ausgabeart lassen sich verschiedene Listen als PDF-Datei ausgeben oder für den Export in eine CSV-Datei aufbereiten. Selbstverständlich kann für die Personen auch ein Serienbrief erzeugt werden. Voraussetzung ist allerdings, dass eine Briefvorlage für das Schreiben vorhanden ist.

Personendaten ausgeben bzw. exportieren

1.      Die Ausgabeart legt den Aufbau und Inhalt für den Ausdruck fest.

Abbuchungsregelung

Erstellt einen Serienbrief auf Grundlage einer Briefvorlage für das Schreiben Abbuchungsregelung.

Die gegebenenfalls hinterlegte Paaranrede greift nur, wenn die Ausgabe über die Kind-Liste erfolgt.

Allgemeines

Schreiben

Erstellt einen Serienbrief auf Grundlage einer Briefvorlage für das Schreiben Allgemeines Anschreiben Person.

Kindbezogene Textvariablen gibt es nicht, da keine eindeutige Kind-ID zugeordnet werden kann. Benötigen Sie solche Platzhalter erstellen Sie einen Serienbrief aus der Kindliste mit der Briefvorlage Allgemeines Anschreiben Kind.

Anschreiben an

Lastschriftzahlerr

NICHT MEHR VERWENDEN: DAS SCHREIBEN WIRD ENTFERNT!

Anschreiben Zahler

Das Schreiben wird nur für Personen erstellt werden, die beim Kind als Zahler eingerichtet sind. Die gültige Zahlerart zum Stichdatum wird berücksichtigt.

Finanzamt Bescheinigung

Ermittelt für die zahlungspflichtigen Personen den jährlichen Zahlungseingang für den Beitrag und ggf. der Zusatzkosten. Zwingend erforderlich ist die Auswahl einer Briefvorlage und das Jahr für die Bescheinigung.

Beachten Sie unbedingt die Grundeinstellung für die Ermittlung der Zahlungseingänge unter <System/Mandantoption/Sonstiges/Finanzamt Bescheinigung berücksichtigte Zahlungseingänge>. Die Option wir nur auf Verwaltungsebene angezeigt.

Die PDF Ausgabe verarbeitet nur maximal 1000 Personen und die DOC Ausgabe 500 Personen, ggf. muss die Auswahl über die Suche reduziert werden. Die Aufbereitung dauert ca. 7 Minuten!

•        Die Jahresbescheinigung berücksichtigt nur Zahlungen, die in einem Monatsabschluss verarbeitet wurden.

•        Alle Auszahlungen/Rückerstattungen an die Zahler, die als Minus-Zahlungen gebucht sind, werden vom Zahlungseingang abgezogen. Bitte beachten Sie, dass Auszahlungen die über die Nachberechnung als Zugang erfasst wurden NICHT den Zahlungseingang reduzieren.

Alle Zahlungen eines Zahlers, auch für mehrere Kinder, werden auf einer Jahresbescheinigung ausgegeben. Die Textvariablen, die sich auf den Kindnamen beziehen werden automatisch mit den Namen weiterer Kinder ergänzt. Bei identischen Nachnamen wird der Name nur einmal ausgegeben.
#KindGeburtsdatum# = 08.08.2003 und 19.06.2006
#KindName# = Jürgens und Jürgens-Schmidt
#KindNameVorname# = Jürgens, Ilka und Jürgens-Schmidt, Phil
#KindVorname# = Ilka und Phil
#KindVornameName# = Ilka Jürgens und Phil Jürgens-Schmidt

Mahn- und Bankrückläufergebühren werden im Schreiben nicht berücksichtigt, allerdings führt die Auflistung im Anhang den kompletten Zahlungseingang auf.

Freies Schreiben

Die Briefvorlage für das Schreiben Freies Anschreiben Person wird ohne Text gespeichert. Erst unmittelbar vor dem Ausdruck kann der Text für die Betreffzeile und den Brief erfasst werden. Sie erhalten das typische Eingabefeld mit entsprechenden Formatierungsmöglichkeiten. Das Schreiben steht nur für den aktuellen Ausdruckt zur Verfügung bzw. solange das Eingabe-Popup geöffnet bleibt.

Die grafische Unterschrift aus dem Briefkopf wird nicht verwendet. Dieses Schreiben muss handschriftlich unterschrieben werden.

Listen

Für die einfachen Listen stehen mehrere Ausgabearten mit unterschiedlichen Inhalten zur Verfügung. Am Ende jeder Liste wird die Anzahl der aufgeführten Personen angegeben.

Die Angaben auf den Listen sind meist immer vom Stichdatum abhängig.

•        Liste / Abholberechtigte: Erstellt eine Abholerliste mit Namen, Anschrift und Kommunikationsangaben (ein Eintrag pro Weg und Art) der Personen. Zusätzlich wird der Name des Kindes, die Verbindung (z.B. Mutter, Onkel, Nachbar), die Notizen zur Abholzeit und die Betreuungsgruppe ausgegeben.

•        Liste / Abholberechtigte ohne Sorge-/Erziehungsberechtigte: Druck eine Abholerliste (Liste / Abholberechtigte), nur dass sorge-/erziehungsberechtigte Personen mit Abholerkennzeichen ausgeschlossen werden.

•        Liste / Familienhelfer: Erstellt eine Liste mit Namen, Anschrift und Kommunikationsangaben (ein Eintrag pro Weg und Art) der Personen. Zusätzlich wird der Name des Kindes, die Verbindung (z.B. Amtspfleger), die Notizen und die Betreuungsgruppe ausgegeben.

•        Liste / Name: Druckt nur die Namen der Personen und bietet Platz für Bemerkungen.

•        Liste / Name, Anschrift: Druckt den Namen und die bevorzugte Anschrift der Personen.

•        Liste / Name, Anschrift, Telefon, E-Mail: Druckt den Namen, die Anschrift, die private Telefonnummer, Mobilnummer und E-Mail-Adresse der Personen.

•        Liste / Name, E-Mail: Druckt den Namen und die private E-Mail-Adresse der Personen.

•        Liste / Name, Kommunikationswege: Druckt den Namen und sämtliche Kommunikationsangaben der Personen.

•        Liste / Name, Telefon: Druckt den Namen und die private Telefonnummer und Mobilnummer der Personen.

•        Liste / NICHT Abholberechtigte: Erstellt eine Aufstellung der sorge-/erziehungsberechtigten Person mit dem Kennzeichen nicht abholberechtigt (). Das "E" in der Spalte Zuordnung kennzeichnet die erziehungsberechtigten Personen.

•        Liste / Sorge-/Erziehungsberechtigte: Erstellt eine Liste mit Namen, Anschrift und Kommunikationsangaben (ein Eintrag pro Weg und Art) der Personen. Zusätzlich wird der Name des Kindes (mit dem Status lfd. Vertrag), die Verbindung (Mutter, Onkel, Nachbar) und die Betreuungsgruppe ausgegeben. Das "E" in der Spalte Zuordnung kennzeichnet die erziehungsberechtigten Personen.

Um nur sorgeberechtigte Personen auf der Liste zu haben, schränken Sie die Person-Suche ein. Hierfür verwenden Sie aus dem Layer Weitere Suchgriffe - Sorgeberechtigte(r) beim Kind mit Status.

•        Liste / Zahlungspflichtige: Erstellt eine Liste mit Namen, Anschrift und Kommunikationsangaben (ein Eintrag pro Weg und Art) der Personen. Zusätzlich wird der Name des Kindes und die Zahlungsart ausgegeben.

Um nur zahlungspflichtige Personen auf der Liste zu haben, schränken Sie die Person-Suche ein. Hierfür verwenden Sie aus dem Layer Weitere Suchgriffe - Zahlungspflichtig(r) beim Kind mit Status.

2.      Wie die Daten aufbereitet werden, hängt von der Auswahl im Feld Format ab. Für einen einfachen Listenausdruck wählen Sie den Eintrag PDF (Portable Document Format).

PDF (Portable

Document Format)

Hier handelt es sich um eine von der Firma Adobe entwickelte Speicherform für Textdokumente.

CSV (Comma

Separated Values)

Das Format eignet sich für den Datenexport und steht für die meisten Ausgabearten zur Verfügung. Das Format wird von Fremdprodukten erkannt. Die Exportdatei enthält überwiegend die Informationen die in der PDF-Ausgabe vorhanden sind, oftmals sogar mehr.

DOC (Report-Viewer Word-Dokument)

Das Format eignet sich für den Datenexport in ein Word-Dokument. Das komplette Layout der Ausgabe wird exportiert und kann in einem externen Produkt bearbeitet werden.

3.      Teilweise haben Sie vor der Ausgabe die Möglichkeit die Gruppierung, Sortierung und Listenüberschrift zu bestimmen. Die Möglichkeiten sind abhängig von der gewählten Ausgabeart.

•        Auswahl für Listen
Die Gruppierung bestimmt meist den Seitenumbruch. Vorbelegt ist der Seitenumbruch pro Mandant, für jede Einrichtung wird eine neue Seite angelegt. Standardmäßig wird die Vorgabe für die Sortierung aus der Person-Suche (unterster Layer) übernommen. Zusätzlich kann die Liste nach Name oder Anschrift umsortieren werden. Jede Liste sollte eine aussagekräftige Überschrift erhalten, damit Sie später auch noch wissen, um welche Personen es sich handelt. Ohne eigene Überschrift heißt die Liste "Personenliste". Wurde für die Person-Suche eine Suchabfrage verwendet wird der Name der Suchabfrage für die Listenüberschrift angeboten. Normalerweise steht hinter den Personennamen die Datensatznummer. Wird dies nicht benötigt, deaktivieren Sie bitte die Option Name der Person mit Nummer ausgeben. Entscheiden Sie, ob alle oder nur die bevorzugten Kommunikationsdaten ausgegeben werden soll. Die Auswahl ist natürlich vom Inhalt der Listenspalten abhängig. Standardmäßig ist die Option Nur bevorzugte Kommunikationsdaten ausgeben eingestellt.

•        Auswahl für Schreiben
Beim der Erstellung von Briefen kann bei der Person/Layer Dokumentation das Schreiben als PDF-Datei mit dem Erstellungsdatum abgelegt werden. So können Sie jederzeit nachvollziehen, ob und wann welches Schreiben erstellt wurde. Eine Wiederholung des Ausdruckes ist aus dem Layer möglich. Standardmäßig ist die Option PDF-Formular im Bereich Dokumentation ablegen eingestellt, schalten Sie die Option aus, wenn keine Protokollierung nötig ist. 
Für den Seriendruck wird die Sortierung aus der Person-Liste übernommen.

4.      Mit der Schaltfläche Weiter starten Sie die Ausgabe. Die Daten werden entsprechend Ihrer Einstellungen verarbeitet.

5.      Mit Schließen kehren Sie zu der Person-Liste zurück. Um Datenverlust zu vermeiden, sollten Sie nur im Ausnahmefall das aus der Titelleiste benutzen.