Abrechnung - Zahlungslauf - Neu

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SEPA (Single Euro Payments Area) bezeichnet einen einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem alle Zahlungen wie Inlandszahlungen behandelt werden. Es wird nicht mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen unterschieden. Kunden im Euroraum sollen mittels einheitlicher Zahlungsinstrumente gleich sicher, einfach und auch effizient ihre Zahlungen vornehmen können. Neben den 18 Staaten sind alle 14 weiteren EU-Länder beteiligt.

Ab dem 01.02.2014 ist nur noch das SEPA-Verfahren möglich. Ab diesem Zeitpunkt werden Banken nur noch Lastschriften und Überweisungen nach dem SEPA- Verfahren durchführen.

SEPA Zahlungslauf durchführen

1.      Zur Durchführung des SEPA Lastschriftverfahrens öffnen Sie das Auswahlfenster über die <Abrechnung/Zahlungslauf/Neu>.

2.      In dem Multiselektionsfeld markieren Sie die Mandanten für die der Zahlungslauf durchgeführt werden soll. Durch halten der STRG-Taste lassen sich mehrere Einträge markieren. Um alle Einträge zu markieren, nutzen Sie die Funktion Alle auswählen. Steht Ihnen nur eine Betreuungseinrichtung zur Verfügung wird diese automatisch markiert.

3.      Normalerweise werden die Nachberechnungen (Zugang/Abgang) beim Zahlungslauf nur verarbeitet, wenn sie in die aktuelle Sollstellung eingeflossen sind. Nachträglich angelegte Nachberechnungen werden NICHT berücksichtigt. Mit der Option Die aktuellen Nachberechnungen berücksichtigen ändern Sie die Standardvorgabe.

Gibt es bereits eine Rücklastschrift werden nachträgliche Nachberechnungen NIE berücksichtigt.

Zahler die nicht in den Abrechnungsdaten beim Kind vorkommen aber eine Nachberechnung haben, werden beim Zahlungslauf berücksichtigt, wenn die Option gesetzt ist. Als Hinweis erscheint der Text Betrag durch Nachberechnung angepasst.

Vereinbarte Abbuchungsregelungen werden nicht durch vorherige Zahlungseingänge beeinflusst, d.h. der festgelegte Abbuchungsbetrag wird nicht verringert. Allerdings wird nie mehr als der Fälligkeitsbetrag eingezogen. Soll der Betrag aus der Abbuchungsregelung um den Zahlungseingang reduziert werden, aktivieren Sie die Option Bei Abbuchungsregelung vorherige Zahlungen berücksichtigen.

Sind die Vorgaben für die Vorlauffristen unter System/Mandantoption eingetragen, wird hier das Datum an dem die Bank die Lastschriften ausführt vorgeschlagen. Ansonsten müssen Sie das gewünschte Datum eintragen. Das Datum darf maximal 20 Tage in der Zukunft liegen.

4.      Schalten Sie in die Vorschau. Die Vorschau ist eine Testausgabe, die jederzeit durchgeführt werden kann. Die Beschreibung der Layer lesen Sie weiter unten!

5.      Ist die Vorschau korrekt, starten Sie über Erstellen den endgültigen Zahlungslauf. Die Abbuchungen werden direkt als Zahlungseingang mit einem zukünftigen Buchungsdatum gebucht. Das Datum ist der Buchungstag/Verarbeitungstag der Bank. Für jede SEPA Lastschrift wird das Datum der ersten und letzten Durchführung unter <Person/Layer Bankverbindung> gespeichert. Exportieren Sie die Übergabedatei.

Für den Zahlungslauf wird die Schnittstelle pain 008.001.02 GBIC 3 verwendet.

Verwendungszweck

Der erste Verwendungszweck wird aus der Nummer der Betreuungseinrichtung (B), des Zahlers (Person (P)) und des Kindes (K) gebildet. Nach dem jeweiligen Kürzel folgt die vierstellige Nummer, die ggf. mit Nullen aufgefüllt wird. Im zweiten Verwendungszweck steht der Abrechnungsmonat und informiert über die Zusammensetzung des Kindergartenbeitrags (Beitrag, Zusatzkosten, Nachberechnung).

•        Vwz1: "BxxxxPxxxxKxxxx", bei zwei Kindern "BxxxxPxxxxKxxxxKxxxx" usw.
Vwz2: "Kinderbetreuungs.MM/JJ Beitrag XX,-, Zusatzkosten XX,- usw.

•        Die Beträge werden folgendermaßen kategorisiert:

Beschreibung der Layer

Die Layer in der Vorschau und im endgültigen Zahlungslauf sind identisch. Umgang mit Layer

•        Pro Mandant können bis zu drei Layer angezeigt werden.

•        Die Anzahl der Sätze wird in Klammer hinter der Layerüberschrift angezeigt.

•        Mit Kind bearbeiten wechseln Sie zum Kind, die Möglichkeit gibt es allerdings nur in der Vorschau.

Layer Zahlungssatz zeigt die Abbuchungen, die einwandfrei eingezogen werden können bzw. wurden.

•        Aufteilung der Zahlung manuell durchführen, erlaubt die sofortige Bearbeitung der automatischen Zahlungsaufteilung. Beachten Sie, dass die Funktion standardmäßig nicht freigeschaltet ist und über spezielle Benutzerrechte gesteuert wird. Weitere Hinweise Aufteilung der Zahlung

Layer Fehlerhafter Satz listet alle Zahlungssätze auf, die nicht verarbeitet werden können. Der Grund erscheint unter dem Namen des Kindes.

Layer Warnung ermittelt Sätze, die nicht unbedingt beim Zahlungslauf verarbeitet werden müssen. Alle Sätze mit Haken werden berücksichtigt.

Sind in der Vorschau Kind-, Personen- oder Institutionsdaten geändert worden, wird bei dem entsprechenden Mandanten ein gesetzt. Das Erstellen des Zahlungslaufes ist erst möglich, nachdem der oder die Mandanten aktualisiert worden sind.

Übergabedatei exportieren

Exportieren erstellt die Übergabedatei. Entweder kann der Export direkt nach der Durchführung der Lastschriften oder nachträglich über die Zahlungslauf-Liste gestartet werden. Ein erneuter Export ist jederzeit möglich. Die SEPA-Lastschriften werden in einer ZIP-Datei gespeichert, die Sie auf Ihrem Rechner ablegen. Der Ordner beinhaltet pro Bankverbindung eine XML-Datei mit den entsprechenden Zahlungssätzen, die Sie in Ihr Online-Banking einlesen oder an die zuständige Bank weiterleiten.

Erfassungsprotokoll drucken

Zahlungslauf ausgeben erstellt ein Buchungsprotokoll. Entweder kann die Ausgabe direkt nach der Durchführung der Lastschriften oder nachträglich über die Zahlungslauf-Liste gestartet werden.

Werden Überzahlungen berücksichtigt?

Der Zahlungslauf prüft, ob nach dem letzten Monatsabschluss eine Zahlung für einen Abbucher erfasst wurde. Ist dies der Fall und ist dadurch auf einer Kostenart ein Guthaben entstanden wird trotzdem im Zahlungslauf der komplette restliche Betrag eingezogen. Es ist davon auszugehen, dass bei der Zahlungserfassung mit Absicht die Überzahlung auf einer Kostenart angelegt wurde.

Ein Guthaben, welches nicht durch eine manuelle Zahlung nach dem letzten Monatsabschluss und vor dem Zahlungslauf entstanden ist, reduziert die Fälligkeit. Das Guthaben wird also mit offenen Beträgen von anderen Kostenarten verrechnet und somit der einzuziehende Betrag verringert. Meist handelt es sich hier um eine falsche Zahlungsaufteilung. Falls das Guthaben nicht mit den nächsten Sollstellungen verbraucht werden soll, müssen Sie einen manuellen Abgleich der Kostenarten mit Hilfe der Nachberechnung vornehmen.

Zahlungslauf löschen bzw. archivieren

Zahlungsläufe können NICHT gelöscht werden. Unter <Abrechnung/Zahlungslauf> stehen alle Einträge, die nicht älter als ein Jahr sind. Die älteren Zahlungsläufe stehen im vollen Umfang unter <Archiv/Zahlungslauf> zur Verfügung. Ausschlaggebend ist das Erfassungsdatum und das aktuelle Datum (nicht das Stichdatum).