Abrechnung - Überweisungslauf - Neu

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Der Überweisungslauf ermöglicht es Ihnen Überzahlungen/Guthaben nach den Standards der SEPA-Überweisung an den entsprechenden Zahler auszuzahlen. Auszahlungen an Institution sind ebenfalls möglich.

Überweisungslauf durchführen

1        Zur Durchführung des Überweisungslaufs öffnen Sie das Auswahlfenster über <Abrechnung/Überweisungslauf/Neu>.

2        In dem Multiselektionsfeld markieren Sie die Mandanten für die der Überweisungslauf durchgeführt werden soll. Durch halten der STRG-Taste lassen sich mehrere Einträge markieren. Um alle Einträge zu markieren, nutzen Sie die Funktion Alle auswählen. Steht Ihnen nur eine Betreuungseinrichtung zur Verfügung wird diese automatisch markiert.

3        Normalerweise werden die Nachberechnungen (Zugang/Abgang) beim Überweisungslauf nur verarbeitet, wenn sie in die aktuelle Sollstellung eingeflossen sind. Nachträglich angelegte Nachberechnungen werden NICHT berücksichtigt. Mit der Option Die aktuellen Nachberechnungen berücksichtigen ändern Sie die Standardvorgabe.

Zahler die nicht in den Abrechnungsdaten beim Kind vorkommen aber eine Nachberechnung haben, werden beim Überweisungslauf berücksichtigt, wenn die Option gesetzt ist. Als Hinweis erscheint der Text Betrag durch Nachberechnung angepasst.

Zahler die ein aktuelles Monatssoll von 0,00 € (Abrechnungsfreier Monat, Positionen mit keinen Betrag "-") haben, werden beim Überweisungslauf nicht gefunden. Ggf. kurzfristig eine Nachberechnung einrichten, damit der Zahler gefunden wird.

Die Banken verlangen eine Vorlauffrist. Prüfen Sie die Vorbelegung im Feld Datum, zu dem die Überweisung ausgeführt werden sollen, falls notwendig ändern Sie das Ausführungsdatum.

4        Schalten Sie in die Vorschau. Die Vorschau ist eine Testausgabe, die jederzeit durchgeführt werden kann. Die Beschreibung der Layer lesen Sie weiter unten!

5        Ist die Vorschau korrekt, starten Sie über Erstellen den endgültigen Zahlungslauf. Die Überweisungen werden direkt mit dem Ausführungsdatum als Buchungsdatum gebucht.

6        Exportieren Sie die Übergabedatei.

Beschreibung der Layer

Pro Mandant gibt es zwei Layer. Umgang mit Layer

1        Die Anzahl der gefundenen Sätze wird in Klammer hinter der Layerüberschrift angezeigt.

2        Kind bearbeiten wechselt zum Kind.

Layer Vorschau Überweisung zeigt die Auszahlungen, die einwandfrei erstellt werden können.

3        Der vorgeschlagende Verwendungszweck kann geändert bzw. ergänzt werden.

4        Setzen Sie den Haken, wenn die Überweisung verarbeitet werden soll.

Layer Fehlerhafter Satz listet alle Überweisungen auf, die nicht verarbeitet werden können. Der Grund wird beschrieben.

Layer Überweisung zeigt alle gebuchten Auszahlungen.

5        Zahlung bearbeiten öffnet die Detailansicht zur Zahlungsaufteilung.

Sind in der Vorschau Kind-, Personen- oder Institutionsdaten geändert worden, wird bei dem entsprechenden Mandanten ein gesetzt. Das Erstellen des Überweisungsläufs ist erst möglich, nachdem der oder die Mandanten aktualisiert worden sind.

Übergabedatei exportieren

Exportieren erstellt die Übergabedatei. Entweder kann der Export direkt nach der Durchführung der Überweisungen oder nachträglich aus der Überweisungslauf-Liste gestartet werden. Ein erneuter Export ist jederzeit möglich. Die SEPA-Überweisung werden in einer ZIP-Datei gespeichert, die Sie auf Ihrem Rechner ablegen. Der Ordner beinhaltet pro Bankverbindung eine XML-Datei mit den entsprechenden Überweisungssätzen, die Sie in Ihr Online-Banking einlesen oder an die zuständige Bank weiterleiten.

Verwendungszweck

Der erste Verwendungszweck wird aus der Nummer der Betreuungseinrichtung (B), des Zahlers (Person (P), Institution (A)) und des Kindes (K) gebildet. Nach dem jeweiligen Kürzel folgt die vierstellige Nummer, die ggf. mit Nullen aufgefüllt wird. Im zweiten Verwendungszweck steht der Abrechnungsmonat und informiert über die Zusammensetzung des Kindergartenbeitrags (Beitrag, Zusatzkosten, Nachberechnung). Bei Überweisungen an Institution wird noch das Aktenzeichen aus <Kind/Layer Zahler> ausgegeben. Der vorgeschlagene Verwendungszweck kann geändert bzw. ergänzt werden.

6        Vwz1: "BxxxxPxxxxKxxxx", bei zwei Kindern "BxxxxPxxxxKxxxxKxxxx" usw.
Vwz2: "Kinderbetreuungs.MM/JJ Beitrag XX,-, Zusatzkosten XX,- usw.

7        Die Beträge werden folgendermaßen kategorisiert:

Erfassungsprotokoll drucken

Überweisungslauf ausgeben erstellt ein Buchungsprotokoll. Entweder kann die Ausgabe direkt nach der Durchführung der Auszahlungen oder nachträglich über die Überweisungslauf-Liste gestartet werden.

Überweisungslauf löschen bzw. archivieren

Überweisungsläufe können NICHT gelöscht werden. Unter <Abrechnung/Überweisungslauf> stehen alle Einträge, die nicht älter als ein Jahr sind. Die älteren Überweisungsläufe stehen im vollen Umfang unter <Archiv/Überweisungslauf> zur Verfügung. Ausschlaggebend ist das Erfassungsdatum und das aktuelle Datum (nicht das Stichdatum).