Abrechnung - Zahlung (Erweitert) - Zahlung erfassen

Zahlung erfassen

1.      Im Feld Mand.-Nr. und Mandant wird die Nummer bzw. Name des aktuellen Mandanten angezeigt, wenn Sie sich im untergeordneten Mandanten befinden. Ändern Sie die Nummer, falls Sie Zahlungen für einen anderen Mandanten erfassen möchten. Falls Ihnen die Nummer nicht bekannt ist, wählen Sie den Namen über das Listenfeld aus.

2.      Gegebenenfalls muss ein Zahlweg bestimmt werden, dies ist abhängig vom Finanzwesenverfahren. Geben Sie die Nummer in das Feld Zahlw.-Nr. ein oder suchen den entsprechenden Eintrag aus dem nebenstehenden Listenfeld aus. Das Sternchen kennzeichnet den bevorzugten Zahlweg für den jeweiligen Mandanten, der unter <Mandant/Finanzwesen) eingetragen ist.

3.      Das Tagesdatum wird als Buchungsdatum vorbelegt. Beachten Sie die Hinweise zur Datumseingabe. Das Buchungsdatum darf nicht in der Zukunft liegen. Die Zahlungsart ist standardmäßig Überweisung, ändern Sie ggf. den Eintrag. Im Feld Beleg kann z.B. ein Hinweis zur Kontoauszug-Nr. hinterlegt werden.

4.      Als Zahler kann eine Person oder eine Institution ausgewählt werden. Geben Sie die Nummer ein oder wählen den entsprechenden Namen über die Auswahl aus. Es stehen alle Personen zur Auswahl, die beim Kind in den aktuellen Abrechnungsdaten hinterlegt sind bzw. in der aktuellen Sollstellung verarbeitet wurden. Einträge aus dem Layer Zahler werden nicht angezeigt, es sei denn es gibt eine Nachberechnung. Hinweise zur Zahlerliste

5.      Tragen Sie den gezahlten Betrag im Feld Gesamtbetrag ein. Die Eingabe ist nicht nötig, wenn der Betrag des Zahlungseingangs genau mit der Höhe der Fälligkeit übereinstimmt.

Wurde als Zahler eine Institution ausgewählt, erscheinen zusätzliche die Felder Grundlage, Monat und Vorbelegung-Buchungstext im Layer Grunddaten.
Standardmäßig ist die letzte Sollstellung die Grundlage-Sollstellung für die Zahlungserfassung.
    Auswahl Grundlage
   Sollstellungsfälligkeit - Der Gesamtbetrag (Spalte Fällig) aus der Sollstellung wird aufgeteilt.
    Abrechnungsmonatsfälligkeit - Das Monatssoll aus der Sollstellung wird aufgeteilt.
    Abrechnungsmonatsfälligkeit mit Rest - Ermittelt den wirklichen offenen Posten bis zu dem Monat.
Folgender Buchungstext wird verwendet: Monatsbeitrag Monat / Jahr. Ändern Sie die Vorbelegung-Buchungstext, wenn bei allen Kindern ein abweichender Buchungstext verwendet werden soll.

6.      Der Zahlungseingang muss nun einem bzw. mehreren Kindern zugeordnet werden. Hierfür stehen im Layer Kind zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

•        Um eine manuelle Zuordnung durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Es öffnet sich ein weiteres Fenster indem Sie das Kind bzw. die Kinder auswählen. Vorhanden sind nur die Kinder, denen die ausgewählte Person/Institution als Zahler zugeordnet wurde. Erläuterung der weiteren Felder

•        Mit der automatischen Zuordnung generiert die Anwendung für alle in Frage kommenden Kinder (nur aktueller Sollstellungsmonat) den Zahlungssatz bzw. eine Teilzahlung. Die Schaltfläche Erstellen listet die Kinder im Layer auf. Der Gesamtbetrag wird je nach Fälligkeit den Kindern zugewiesen.

Nach der Zuordnung wird der Zahlungssatz im Layer Kind angezeigt. Am Kennzeichen (Kz) ist zu erkennen, ob der jeweilige Zahler in der letzten Sollstellung berücksichtigt wurde, beim Kind im Layer Abrechnungsdaten eingerichtet ist oder nur eine Zuordnung im Layer Zahler vorhanden ist.
Das Kennzeichen kann wichtig sein, wenn z.B. unklar ist für welchen Elternteil die Zahlung erfasst werden muss. Wenn möglich sollte immer der Zahler aus der Sollstellung (S) oder aus den Abrechnungsdaten (A) verwendet werden.
S = Sollstellung vorhanden, A = Abrechnungsblock vorhanden, Z = Zahlerzuordnung vorhanden

7.      Folgende Bearbeitungsmöglichkeiten werden pro Zahlungssatz angeboten:

•        Klicken Sie auf das Symbol bearbeiten, um ggf. den Zahlungsbetrag für ein Kind zu ändern. Erläuterung der weiteren Felder

•        Zum Entfernen der Zeile wählen Sie Löschen.

•        Die Möglichkeit Aufteilung der Zahlung manuell durchführen, erlaubt die sofortige Bearbeitung der automatischen Zahlungsaufteilung. Beachten Sie, dass die Funktion standardmäßig nicht freigeschaltet ist und über spezielle Benutzerrechte gesteuert wird. Weitere Hinweise unter Aufteilung der Zahlung

8.      Über die Schaltfläche Speichern im Formularkopf wird der Zahlungssatz in den unteren Layer Protokoll übernommen. Das Protokoll listet alle Zahlungen auf, die Sie selbst erfasst haben. Zahlung, die von Kollegen erfasst wurden stehen im Layer Protokoll (andere Benutzer). Die zwei Layer zeigen alle Zahlungen, die nicht freigegeben wurden. Zahlung freigeben

Wenn Sie sich im Hauptmandanten befinden wird pro Mandant eine Zwischensumme anzeigen. Am Ende steht die Gesamtsumme.

9.      Für weitere Erfassungen bleiben Ihre Eingaben im Layer Zahlung gespeichert. Sie müssen lediglich den Zahler, den Gesamtbetrag und das Kind bzw. die Kinder neu eingeben. Zum Leeren der Felder klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.