Buchhaltung - Liste

Schaltflächen im Formularkopf

Die Zahlungsliste wird angezeigt, nach dem Sie über Buchhaltung/Suchen den Suchvorgang gestartet haben. Alle Zahlungen, die den zuvor gewählten Suchkriterien entsprechen, werden in der Ergebnisliste angezeigt.

•        Arbeiten mit dem Datensatzselektierer

•        Sortierung ändern

Der Status einer Zahlung

Um zu sehen, welcher Anwender die Zahlung erfasst hat, zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf einen Eintrag in der Spalte Erf.datum. Der Tooltipp blendet den Benutzernamen ein.

Überleitung durchführen (Buchhaltungsverfahren KIFIKOS)

1.      Markieren Sie die Zahlungssätze, die bei der Überleitung berücksichtigt werden sollen. Die Schaltflächen im Formularkopf beziehen sich auf alle Einträge mit einem Haken.
Standardmäßig sind alle Einträge in der Liste für eine weitere Bearbeitung aktiviert. Die Markierung wird durch Anklicken der einzelnen Kästen entfernt bzw. neu gesetzt. Eine bequeme Möglichkeit alle Haken auf einmal zu entfernen, bietet ein Mausklick auf das Kontrollfeld in der Spaltenüberschrift. Genauso können auch alle Einträge wieder markiert werden. Beachten Sie die Hinweise zum Datensatzselektierer.

2.      Bevor Sie die Überleitung starten, drucken Sie sich über die Schaltfläche Ausgabe das Überleitungsprotokoll aus. Das Überleitungsprotokoll zeigt die Aufteilung der Zahlung pro Mandant und pro Zahlweg. Der Adobe Reader zeigt das Protokoll in der Seitenansicht.

3.      Die Übergabedatei für die Buchhaltung erstellen Sie über die Schaltfläche Exportieren. Ändern Sie im folgenden Fenster ggf. das Buchungsdatum, standardmäßig wird das letzte Datum vom Buchungsdatum vorbelegt. Das angesprochene Haushaltsjahr in der Buchhaltung richtet sich nach dem Buchungsdatum und wird automatisch ermittelt. Selbstverständlich können Sie im Feld Jahr im Finanzwesen ein anderes Haushaltsjahr eintragen. Beachten Sie, dass der Eintrag für alle Zahlungen gültig ist, die in der Übergabedatei berücksichtigt werden. Nutzen Sie die Suche, um die Zahlungenseingänge entsprechend zu selektieren.
Wurde der Zahlungseingang bereits in der Buchhaltung erfasst, empfiehlt es sich die Überleitung als Sammelkontozahlung durchzuführen. Bei einer Sammelkontobuchung wird die Gesamtsumme aller Zahlungen pro Mandant ausgelesen und mit den in Kifikos vorhandenen Eingaben abgeglichen. Die einzelnen Buchungen auf den Kostenstellen werden ebenfalls erzeugt.
Bei der Überleitung werden die Zahlungen gruppiert nach Mandant, Buchungsdatum, Zahlweg, Kostenart (Beitrag, Zusatzkosten) und Stornokennzeichen.

4.      Mit Weiter wird die Überleitung durchgeführt. Der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Erzeugt wird eine Textdatei, deren Name aus dem Erstellungsdatum und -uhrzeit und einer laufenden Nummer zusammengesetzt wird. Speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner und leiten sie weiter an die Buchhaltung.

5.      Alle durchgeführten Buchungsläufe werden archiviert. Rufen Sie Buchhaltung/Archiv auf, um ggf. den Export der Übergabedatei zu wiederholen.