Mandant-Bearbeiten

Werden nicht alle Schaltflächen angezeigt, fehlt die nötige Berechtigung.

	Speichern übernimmt alle Änderungen an dem Datensatz.
	Liste wechselt zur Liste und hebt den zuletzt angezeigten Datensatz fett hervor. Haben Sie erfasste Änderungen an dem aktuellen Datensatz noch nicht gespeichert, bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit Abbrechen. Ansonsten werden die Änderungen nicht übernommen.
	Zurücksetzen macht alle Änderungen an dem Datensatz rückgängig. Es werden wieder die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.
	Historie öffnet ein weiteres Fenster, dass auflistet welcher Anwender wann eine Änderung an den Daten vorgenommen hat. Die Liste kann über die Schaltfläche Drucken im unteren Bereich ausgegeben werden.
	Finanzwesen wechselt zu den Angaben, die für die Überleitung in die Buchhaltung unbedingt notwendig sind.

Jeder Mandant (Verwaltung, Betreuungseinrichtung) besitzt ein eigenes Stammblatt. Auf dem Stammblatt werden wichtige Grundeinstellungen für z.B. das Lastschriftverfahren, zum Mahnverfahren, allgemeine Optionen zur Abrechnung und Finanzwesen hinterlegt.

Der Layer zeigt den Namen und die Anschrift des aktuellen Mandanten. Diese Angaben sind in der Anwendung COM.system hinterlegt und lassen sich hier nicht verändern.

Ergänzend können Sie eine Postfachanschrift, den Ortsteil, die Kommunikationsdaten und eine eigene frei wählbare Nummer (max. 4stellig) nachtragen. Zur Erfassung von Zahlungseingänge ist es notwendig, dass für den Mandanten ein Nummer hinterlegt ist. Ggf. ist es für Sie auch einfacher einen Mandanten über die Nummer in der Mandantenliste zu finden, den Sie bearbeiten bzw. in den Sie wechseln möchten, weil Sie einen eigenen Ordnungsbegriff (z.B. Rechtsträgernummer) zur Verfügung haben.

Das Feld Ortsteil bietet die Möglichkeit die Daten mit Hilfe der Auswahlliste oder über das Popup einzugeben.

Das Bundesland kann beim Hauptmandanten eingestellt werden und ist für alle Untermandanten gültig. Wird allerdings beim Untermandanten ein anderes Bundesland hinterlegt, ist dies für diesen Mandanten gültig, allerdings nur auf der untergeordneten Ebene.
Der Eintrag steuert das jeweilige Recht für die Auswertungen <Personalbedarfsanalyse> und <Personal- und Platzzahlmeldung>. Zusätzlich steuert das Bundesland die Ermittlung des voraussichtlichen Austrittsdatums beim Kind/Layer Grunddaten. Im Hintergrund sind das Austrittsalter und der Stichtag für das jeweilige Bundesland hinterlegt. Die je Bundesland verwendeten Angaben zeigt die Online-Hilfe unter dem Index "Einschulungsalter". Für einigen Auswertungen wird das Stichdatum vorbelegt, kann aber natürlich bei bedarf verändert werden.

Falls vorhanden wird der Mandant der übergeordneten Ebene eingeblendet.

Überprüfen Sie den Eintrag im Feld Finanzwesen. Falls nicht das richtige Buchhaltungssystem eingetragen ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei der COMRAMO AG.

Die unteren Informationsfelder werden beim Speichern automatisch von der Anwendung gefüllt.

Für jeden Mandanten lassen sich mehrere Ansprechpartner anlegen, aber nur ein Datensatz kann als bevorzugter Ansprechpartner definiert werden. Der Status Bevorzugt wird durch ein gekennzeichnet. Angaben, die nicht mehr aktuell sind, werden durch ein gekennzeichnet.

öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen neuen Ansprechpartner anzulegen. Arbeitsschritte
Ansprechpartner bearbeiten wechselt in die Bearbeitungsmaske.
Ansprechpartner ansehen wechselt in die Bearbeitungsmaske. Die Bearbeitung der Daten ist nicht möglich!
Ansprechpartner löschen entfernt den Datensatz aus dem Bestand. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

Speichern Sie in dem Layer die Öffnungszeiten, Kassenstunden und Sonderöffnungszeiten (Früh-, Mittag- und Spätdienst) für die Betreuungseinrichtung (Mandant).

Falls in der Betreuungseinrichtung Sonderöffnungszeiten (Früh-, Mittags- und Spätdienst) angeboten werden, ist die Erfassung der zusätzlichen Betreuungszeit hier erforderlich, wenn Sie die jährliche Personal- und Platzzahlmeldung (Bundeslandabhängig) aus der Anwendung nutzen möchten.

Die Wochenstunden für ggf. angebotene Sonderöffnungszeiten müssen hier hinterlegt werden. Die Angabe ist für die Ermittlung der Personalbedarfsanalyse zwingend notwendig.

öffnet die Bearbeitungsmaske, um eine neue Zeitangabe zu erfassen. Arbeitsschritte
Öffnungs-/Kassenzeit bearbeiten wechselt in die Bearbeitungsmaske.
Öffnungs-/Kassenzeit ansehen wechselt in die Bearbeitungsmaske. Die Bearbeitung der Daten ist nicht möglich!
Öffnungs-/Kassenzeit löschen entfernt den Datensatz aus dem Bestand. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

Hier werden zum einen Angaben für die "Statistik der Kinder- und Jugendhilfe Teil III.1 - Kinder und tätige Personen in Tageseinrichtungen" und für die Unfallanzeigen hinterlegt. Beim Hauptmandanten ist der Layer nicht vorhanden.

Angaben für die Jugendhilfestatistik

Art des Trägers

der Einrichtung

Träger der öffentlichen Jugendhilfe werden in den Stadtstaaten wie folgt zugeordnet: Senat = Land, Landesjugendamt = überörtlicher Träger, Bezirksämter = örtlicher Träger

Träger der freien Jugendhilfe - Privat gemeinnützige Träger

• Einrichtungen, die Verbänden der freien Wohlfahrtspflege angeschlossen sind, wählen jeweils den betreffenden Verband (z. B. Arbeiterwohlfahrt, Diakonisches Werk) aus.

• Von den Kirchen selbst betriebene Einrichtungen sind der gleichen Position wie die von den entsprechenden konfessionellen Verbänden (Diakonisches Werk, Deutscher Caritasverband) getragenen Einrichtungen zuzuordnen.

• Jugendgruppen gelten für die Erhebung als Träger, wenn sie nach § 75 SGB VIII anerkannt sind.

• Andere gemeinnützige juristische Person oder Vereinigung: Hierzu zählen auch Elterninitiativen, soweit sie keinem der Verbände der freien Wohlfahrtspflege angeschlossen sind. Ansonsten ist jeweils der entsprechende Verband (z. B. Deutscher Paritätischer Wohlfahrtsverband) anzugeben.

Freie Jugendhilfe – Privat-nichtgemeinnützige natürliche oder juristische Person des Privatrechts

• Unternehmens-/Betriebsteil: ist anzugeben, wenn es sich um eine auf den Zweck des Hauptbetriebs ausgerichtete und in dessen Organisation eingegliederte, aber organisatorisch abgrenzbare und verselbständigte Einheit handelt, bei der zumindest eine Person existiert, die das Weisungsrecht des Arbeitgebers ausübt. Falls in einer Einrichtung für Kinder von Betriebsangehörigen nicht der Betrieb selbst die Tageseinrichtung betreibt, sondern eine andere Organisation, so ist diese und nicht der Betrieb als Träger anzugeben.

• Selbständig privat-gewerblich ist jede erlaubte, selbständige, nach außen erkennbare Tätigkeit, die planmäßig, für eine gewisse Dauer und zum Zweck der Gewinnerzielung ausgeübt wird und kein freier Beruf ist.

• Natürliche oder andere juristische Personen sind z. B. Einzelpersonen, Vereine, Initiativen etc.

Rechtsform des Trägers

der Einrichtung

Die Rechtsform des Trägers ist der Satzung des Rechtsträgers der Einrichtung zu entnehmen. In Zweifelsfällen müsste die für juristische Angelegenheiten zuständige Person des Rechtsträgers Auskunft geben können.

Besondere Merkmale

der Einrichtung

Hinterlegen Sie die Öffnungszeiten und die markieren alle zutreffenden Optionen.

Genehmigte Plätze

gemäß Betriebs-

erlaubnis

Es ist die Zahl der genehmigten Plätze entsprechend der Betriebserlaubnis insgesamt anzugeben, nicht die Zahl der tatsächlich belegten Plätze.

Anzahl der Gruppen

insgesamt

Hier ist die Zahl der Gruppen in der Einrichtung anzugeben.

Einrichtung ohne

feste Gruppenstruktur

Bei Einrichtungen mit einer offenen Struktur ohne Einzelgruppen (Einrichtungen ohne feste Gruppenstruktur) muss die Option aktiviert werden. Für die Statistik wird die Kennziffer 99 verwendet.

Anzahl der Schließtage

im Jahr

Es handelt sich um die Anzahl der Schließtage an regulären Öffnungstagen in den zurückliegenden 12 Monaten.

Kopfdaten für die Unfallanzeigen

Die hier gespeicherten Angaben werden in die verbindliche Unfallanzeige des Bundesverbandes der Unfallkassen für Kinder in Kindergärten, Schüler, Studierende bzw. für Mitarbeiter übernommen.

• Träger der Einrichtung (Gemeinde, Stadt)

• Unternehmensnummer des Unfallversicherungsträgers (Mitgliednummer)

• Empfänger der Unfallanzeige

In diesem Layer können externe Dateien mit dem Datensatz verknüpfen werden.

Bearbeitungsmöglichkeiten

• Neu öffnet den Import-Assistent. Arbeitsschritte

• Dokument bearbeiten wechselt in die Bearbeitungsmaske.

• Dokument ansehen wechselt in die Bearbeitungsmaske. Die Bearbeitung der Daten ist nicht möglich!

• Dokument löschen entfernt den Eintrag. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

• Dokument ausgeben öffnet das Formular in der entsprechenden Software. Zum Öffnen der Formulare muss selbstverständlich die benötigte Software lokal auf Ihrem Rechner installiert sein. Falls die Seitenansicht nicht erscheint oder es zu einer Fehlermeldung kommt beachten Sie bitte folgende Hinweise.

Im Layer Optionen müssen bestimmte Vorgaben festgelegt werden, die für verschiedene Abläufe notwendig sind.

Start Abrechnung

NICHT beim Hauptmandanten

Zur Erstellung der ersten Sollstellung in der Anwendung ist es erforderlich den ersten Monat für die Abrechnung festzulegen. Geben Sie Monat und Jahr in dem Format MM.JJJJ ein. Nach der ersten Sollstellung ist das Feld gesperrt.

Ende Abrechnung

NICHT beim Hauptmandanten

Tragen Sie den letzten Abrechnungsmonat ein. Nach dem Endedatums ist die Durchführung einer Sollstellung, Zahlungslauf und Monatsabschluss für den Mandanten nicht mehr möglich. Geben Sie Monat und Jahr (MM.JJJJ) für den ein. Die Eingabe kann bei Bedarf wieder entfernt werden.

Bis zu zwei Monaten nach Abrechnungsende kann für den Mandanten noch eine Zahlung erfasst werden.

Aus dem übergeordneten Mandanten übernehmen

NICHT beim Hauptmandanten

Die Optionsfelder stehen nur dem untergeordneten Mandanten (Betreuungseinrichtungen) zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit, die in der Hauptverwaltung eingerichteten Beitragsgruppen, Zusatzkosten, Ermäßigungen und die Angaben zum Mahnverfahren zu übernehmen. Aktivieren Sie die entsprechenden Felder.

Empfänger für

Wiedervorlagen, die

durch Datenänderung

von einer Betreuungs-

einrichtung automatisch

erzeugt werden

Die Möglichkeit steht nur dem übergeordneten Mandanten zur Verfügung. Für jede Betreuungseinrichtung kann ein Benutzer festgelegt werden, der durch eine automatisch erzeugte Wiedervorlage informiert wird, wenn in der Betreuungseinrichtung ein Anwender Änderungen an abrechnungsrelavanten Daten vornimmt. Zur Auswahl stehen alle Benutzernamen, die Zugriff auf die Verwaltungsebene haben. Ohne ausgewählten Benutzer werden keine Wiedervorlagen erzeugt. weitere Hinweise

Der Layer zeigt alle Zusatzfelder, die beim Hauptmandanten (Verwaltungsstelle) eingerichtet sind. Tragen Sie den entsprechenden Wert hinter der Bezeichnung ein.

Neue Eingaben bzw. Datenänderungen müssen über die Schaltfläche

Speichern im Formularkopf gesichert werden. Ein Hinweis zu fehlenden und/oder falschen Eingaben, die das Speichern nicht ermöglichen, wird im oberen Bereich angezeigt. Die Änderungen werden erst nach dem Neuanmelden aktiv!

Falls der Formularkopf am Bildschirm nicht zu sehen ist, benutzen Sie den Link

oder klicken auf die Titelzeile.

Mandantenwechsel ändert den Mandanten und wechselt gegebenenfalls dabei die Mandantenebene. Der Wechsel wird ohne Nachfrage durchgeführt. Im oberen Anwendungsbereich steht der Name des aktuell gewählten Mandanten. Die Funktion steht nur den Anwendern bereit, die Zugriff auf mehrere Mandanten haben.

Über die Schaltfläche

Finanzwesen im oberen Bereich wechseln Sie auf die nächste Seite. Hier speichern Sie die Angaben, die für die Überleitung in die Buchhaltung unbedingt notwendig sind. Bitte überprüfen Sie, das eingestellte Buchhaltungssystem im Feld Finanzwesen.

Je nachdem auf welcher Mandantenebene Sie sich befinden und mit welchem Buchhaltungssystem Sie arbeiten sind in dem Layer unterschiedliche Eingaben erforderlich.

Für die Lastschriftzahler kann ein eigener Verwendungszweck bei den Untermandanten angelegt werden. Es sind zwei Zeilen mit jeweils 27 Zeichen möglich. Der Text wird für jeden Zahlungslauf verwendet und erscheint bei den Lastschriftzahlern auf dem Kontoauszug. Setzen Sie die Option "Bei Zahlungslauf konstanten Verwendungszweck verwenden".

Verwendungszweck

Legen Sie fest, wie sich der Verwendungszweck zusammen setzen soll. Der Eintrag erscheint auf den Festsetzungen und bei den Abbuchern auf den Kontoauszügen. Vorbelegt ist die der Standard Verwendungszweck.

• Standard Verwendungszweck
B für Betreuungseinrichtung (=Mandant) + 4-stellige Mandant-Nr mit führenden Nullen +
P für Person oder A für Amt (=Institution) + 4-stellige Person-Nr bzw. Institution-Nr mit führenden Nullen
Optional:
+ K für Kind + 4-stellige Kind-Nr mit führenden Nullen

Beispiel
Mandant-Nr =3, Person-Nr = 124, Kind-Nr = 54 ==> B0003P0124K0054
Mandant-Nr =3, Institution-Nr = 37 ==> B0003A0037

• Debitorkonto
Bei einem kaufmännischen Buchhaltungsverfahren erhält meist jeder Zahler ein Debitorkonto. Die Debitorennummer wird bei dem Zahler (Person) im Layer Grunddaten hinterlegt.

• Eigenen Verwendungszweck anlegen
Setzen Sie die Option Bei Zahlungslauf konstanten Verwendungszweck verwenden, um den Text für den Verwendungszweck selber zu definieren.
Es können zwei Zeilen mit jeweils 27 Zeichen angelegt werden. Der Verwendungszweck erscheint bei den Latsschriftzahlern auf dem Kontoauszug.
Der Text wird für jeden Zahlungslauf benutzt.

Verwendungszweck

Beispiel
Mandant-Nr =3, Person-Nr = 124, Kind-Nr = 54 ==> B0003P0124K0054
Mandant-Nr =3, Institution-Nr = 37 ==> B0003A0037

• Debitorkonto
Bei einem kaufmännischen Buchhaltungsverfahren erhält meist jeder Zahler ein Debitorkonto. Die Debitorennummer wird bei dem Zahler (Person) im Layer Grunddaten hinterlegt.

• Eigenen Verwendungszweck anlegen
Setzen Sie die Option Bei Zahlungslauf konstanten Verwendungszweck verwenden ,um den Text für den Verwendungszweck selber zu definieren. Es können zwei Zeilen mit jeweils 27 Zeichen angelegt werden.
Der Verwendungszweck erscheint bei den Latsschriftzahlern auf dem Kontoauszug. Der Text wird für jeden Zahlungslauf benutzt.

MandantNr

Hier kann die Bezeichnung (Nummer oder Text), die in der Buchhaltung für den Mandanten verwendet wird, eingetragen werden.

Zeichengetrennt

Wählen Sie Ja, um die Ausgabe als CSV (Zeichen getrennt) zu erzeugen. Die Einstellung erfolgt im übergeordneten Mandanten und ist für alle untergeordneten Mandanten gültig. Ohne Auswahl oder NEIN wird die Datei in fester Breite erzeugt.

Jahressollstellung ab

und

Jahressollstellung bis

Es besteht die Möglichkeit einen Jahressollstellung in die Buchhaltung zu übertragen. Zusätzlich Überleitung sind notwendig, wenn sich Änderungen an den Abrechnungsdaten ergeben. Diese Funktion ist bisher nur bei dem Buchhaltungssystem MPS (Navision) eingerichtet.

DebitorNrPraefix

DebitorNrStartwert

DebitorNrEndewert

DebitorNrLaenge

Die Felder haben zur Zeit noch keine Auswirkungen! Debitorennummern werden automatisch fortlaufend vergeben.

Beim Hauptmandanten können die Angaben hinterlegt werden. Die Daten werden für alle Betreuungseinrichtungen genutzt, wenn nicht bei der Einrichtung ein anderer Eintrag vorhanden ist.

BelegNrPraefix

BelegNrStartwert

BelegNrEndewert

BelegNrLaenge

Die Felder haben zur Zeit noch keine Auswirkungen! Überleitungsnummer wird automatisch fortlaufend vergeben.

Beim Hauptmandanten können die Angaben hinterlegt werden. Die Daten werden für alle Betreuungseinrichtungen genutzt, wenn nicht bei der Einrichtung ein anderer Eintrag vorhanden ist.

Kostenart

Konto

Kostenstelle

Kostenträger

Kostenart

Die Konten und Kostenstellen für alle Kostenarten werden beim untergeordneten Mandanten eingerichtet. Zusätzlich kann ein 3-stellige Ziffer für die Kostenart angelegt werden.

Beim Buchhaltungssystem MPS (Navision) steht eine weitere Spalte für den Kostenträger zur Verfügung.

Ordnen Sie die Konten und Kostenstellen den Standardeinträge Sammelkonto (S), Auslagen (A), Auslagen Mahnung (M) und Auslagen Verwaltung (V). Auf der Kostenart <Auslagen> werden die Gebühren für die Bankrückläufer gebucht. Rücklastgebühren, die von den Verwaltung übernommen werden, gehen auf die Kostenart <Auslagen Verwaltung>.

Für alle im Menü Standard gespeicherten Beitragsgruppen (B) und Zusatzkosten (Z) müssen hier ebenfalls die jeweiligen Konten und Kostenstellen festgelegt werden.

Die Felder Kostenart und Kostenträger brauch man nicht zu belegen, da diese Felder in der Schnittstelle nicht verwendet werden.

Die Beiträge können in bis zu drei Buchungen gesplittet werden und somit auf drei verschiedene Sachkonten gebucht werden.

1. Eltern

2. Institution 1 z.B Landkreis, Übernahme der Elternbeiträge

3. Instituiton 2 z.B. Landesverwaltungsamt (Zuschuss des Landesverwaltungsamtes zur Geschwisterstaffelung – 160% Regelung)

Die Positionen Sachkonto, Gegenkonto und Finanzkonto werden pro Institution vergeben und sind unter <Standard/Institution/Layer Grunddaten> zu finden.

Für eine gesperrt Kostenart kann keine Sollstellung, Zahlung, Nachberechnung und Monatsabschluss erfasst werden. Zur Sicherheit sperren Sie alle Kostenarten, die nicht im Finanzwesen angesprochen werden sollen.

Je nach Buchhaltungsverfahren werden bis zu vier Dateien bei der Überleitung erzeugt. Beim übergeordneten Mandanten können im Bereich Finanzwesen Einstellungen für die feste Dateinamen vorgenommen werden, dafür stehen mehrere Textvariablen zur Verfügung. Ein Eintrag kann aus dem Feld Dateiname-Textvariable in die entsprechende Zeile gezogen werden.

- Beim Finanzwensen Kifikos/Profinanz/KFM können keine Textvariablen hinterlegt werden.

- Beim Finanzwensen Datev werden die Variablen nur für PDF-Ausgaben eingesetzt.